System zarządzania i obiegu dokumentami (DMS, SOD, workflow)

Centralne systemy do przechowywania i zarządzania dokumentami posiadają a la carta mechanizmy umożliwiające przepływ informacji oraz obieg samych dokumentów (workflow).

W gospodarce opartej na wiedzy, dane oraz informacje są kluczowe do odniesienia sukcesu. Posiadanie systemu do zarządzania danymi, jak Document Managment System (DMS) umożliwi przedsiębiorstwom z informacji i wiedzy wydobycie pełnej wartości.

Systemy zarządzania i obiegu dokumentami nie są wyłącznie dla dużych firm. Nawet mały dział w firmie, może w oparciu o rozwiązanie SOD usprawnić współpracę nad dokumentami, które wymagają modyfikacji oraz śledzenie zmian. Co prawda tworzenie tzw. Udziałów sieciowych w systemie Microsoft Windows z odpowiednią strukturą katalogów oraz procedurami definiującymi sposób nazywania dokumentów jest efektywne, ale za to wymaga większych nakładów na zarządzanie i obsługę.

DMS umożliwia użytkownikom nie tylko odnalezienie dokumentu poprzez hierarchię katalogów, ale także poprzez dodatkowe informacje, które opisują dokumentu, jak słowa kluczowe, kategorie, indeksy. System umożliwia blokowanie dokumentów na czas edycji oraz wysyłanie powiadomień do wszystkich zainteresowanych osób, że pojawiła się nowa wersja. Pełna historia zmian w dokumentach umożliwia śledzenie postępów w pracy , oraz zawsze daje nam prawo do powrotu do poprzedniej wersji.

Systemy zarządzania i obiegu dokumentami zapewniają oszczędność. Na zarządzanie papierem nie składa się tylko cena zakupu ryzy A4, ale także koszty wydruku, wypełniania, organizowania (gdzieś fizyczne dokumenty trzeba przechowywać), niszczenia, oraz przekazywania. Należy także pamiętać o czasie poświęcanym na fizyczne dojście pracownika od miejsca pracy do drukarki. W dużych korporacjach, średni czas który jest marnowany przez pracownika, tylko po to aby wydrukować jeden dokument, wynosi 15 minut. Łatwo policzyć, że przy 4 dokumentach jest to jedna godzina.

Reasumując, wdrożenie systemu zarządzania i obiegu dokumentami zapewnia szybki zwrot z inwestycji (ROI) w ramach zarządzania danymi oraz informacjami, oraz ogranicza koszty papieru oraz wydruku.